La réunion hebdomadaire : gain d’efficacité pour le collectif

Lors de nos séances de travail, vous m’interpellez régulièrement sur l’utilité des réunions hebdomadaires (avec vos associes, vos salariés, ou l’équipe dirigeante). Vous vous interrogez en particulier sur leur contenu.

Je vous propose ici une compilation de ce que vous avez pu m’en dire lors de nos rencontres. Vous verrez qu’en nous y mettant tous ensemble, cela dessine une belle esquisse de la finalité de ces réunions, des points de vigilance à leur apporter et de ce qu’on peut y intégrer.

Quelle utilité de se rencontrer chaque semaine ?

La réunion hebdomadaire est un bon moment pour :

  • Prendre le pouls de l’équipe,
  • Faire le point de la période écoulée : ce qui a était fait, pas fait, se réorganiser,
  • Se projeter sur ce qu’il y a à faire : fixer des priorités, choisir des alternatives en fonction de la météo ou des urgences règlementaires…
  • Organiser la période à venir,
  • Permettre à chacun de s’exprimer, et vérifier que ce qui est dit soit respecté : c’est un bon moyen pour repérer et gérer les confrontations et ainsi prévenir les conflits,
  • Prendre conscience de tout ce qui est fait, avance, de la charge de travail, pour garder le sens de la mesure,
  • Se coordonner…

N’oublions pas le vieil adage dit qu’un travail bien organisé est à moitié fait……

Les précautions à prendre

Pour que ce temps d’organisation, de régulation, de planification, mais aussi de convivialité soit le plus profitable possible, certaines règles sont à respecter :
  • Il est essentiel d’assurer une régularité dans le temps afin de garder l’intérêt, le sens et surtout l’implication de chacun,
  • Prévoir un créneau de réunion identique chaque semaine (par exemple le vendredi à 13h30) où chacun est disponible physiquement et intellectuellement. Cela devient un « rituel » : on ne l’oublie pas et on le prépare,
  • Néanmoins chacun doit rester conscient qu’un changement reste possible : un peu de souplesse est à prévoir. Si cela se produit trop souvent, c’est que le créneau n’est pas adapté : en fixer un nouveau tous ensemble. Ce moment doit être important pour tous les participants et la présence de chacun importante pour cette réunion.
  • Rester garant du temps, avec une heure de démarrage, une heure de fin. Bannissez les réunions qui s’éternisent. La durée dépendra du nombre de participants. Si chacun a préparé il doit pouvoir s’exprimer. Dans tous les cas, sachez qu’après 90 minutes tout le monde décroche !
  • Etre clair sur l’ordre du jour, sur ce qui se fait ou dit, quitte à prévoir un autre temps spécifique pour gérer une situation ou un dossier particulier.
  • Synthétiser ce que vous décidez en termes d’organisation : à l’issue de la rencontre chacun doit être au clair sur qui fait ? quoi ? et quand ?
  • Vérifier régulièrement que chaque participant en ressorte « mobilisé » pour le reste de la semaine, ces réunions visent aussi à ce que chacun puisse travailler le mieux possible dans le domaine qui lui revient.

L’ordre du jour

Il doit avant tout répondre à vos besoins ! Voici quelques possibilités que nous pouvons vous aider à personnaliser si vous le souhaitez.
La réunion peut être orientée vers les trois axes suivants :
  1. Organisation concrète du quotidien
  2. Partage d’informations
  3. Suivi d’indicateurs
Un ordre du jour (personnalisable) possible pourrait se décliner de la manière suivante :

1. Bilan de la semaine (période) écoulée

a. Ce que j’avais à faire
b. Ce qui est fait
c. Ce qui n’est pas fait
d. Ce qui a bloqué et pourquoi

Il s’agit de reconnaître ce qui a été fait et d’anticiper Chacun prépare avant la réunion pour gagne du temps.

2. Que prévoyons-nous pour la semaine (période) prochaine

a. En fonction des urgences (non reportables), de la météo, de la disponibilité de chacun… b. Qui fait quoi et quand ? c. Qui donne un coup de main (les interactions entre vous)
Ce temps d’échange doit permettre de prendre une décision collective sur ce qu’il faut faire.

3. Les informations de la semaine

a. J’ai rencontré, le comptable, le voisin, le commerciale il m’a fait part de… b. J’ai été en formation sur, on a vu que… c. J’ai reçu le devis, la facture

4. Les indicateurs (en lien avec votre projet et/ou les priorités du moment)

a. Sur la semaine écoulée, on a produit… b. Pour faire ça, on a eu besoin de… ça a coûté… c. La trésorerie, les factures en attentes…

Bien évidemment on ne calcule rien pendant la réunion. Chaque membre en charge d’un sujet prépare à l’avance les indicateurs le concernant. L’idée est d’être informés pour valider ou le cas échéant recadrer la conduite à tenir.

Si le temps ne permet pas de tout traiter, on reporte une partie des sujets à la semaine suivante en prenant soin de commencer par ces thématiques la prochaine fois afin de respecter le travail de chacun. Si cela arrive trop souvent, c’est qu’il est nécessaire de recalibrer le format de la réunion (réduire le contenu ou allonger le temps d’échange).

Des réunions régulières vont fluidifier votre communication en permettant à chacun de disposer de la même information et de se coordonner.

Je vous invite à personnaliser le contenu de vos réunions hebdomadaires en fonction du type de personnes concernées pour répondre au plus près à vos besoins. Ce sont également de vrais outils de cohésion dans votre équipe, quelle soit petite ou grande, dont l’efficacité dépendra du cadre posé et de la participation active de chacun.

Si vous le souhaitez, vous pouvez réagir à ce mail pour donner votre point de vue ou partager votre expérience.

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Un accompagnement extérieur peut être judicieux pour fluidifier et faciliter ce travail d’analyse de son propre fonctionnement, de plus il sera en capacité de vous apporter un œil extérieur.

J’accompagne des personnes, des organisations, des entreprises, des agriculteurs sur le domaine des ressources humaines, la conduite de projet. Cet accompagnement est facilitateur, accélérateur, il permet la prise de recul et à chacun d’avancer en prenant les décisions les plus appropriées pour lui.

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Daniel Harlet

Coach, formateur, accompagnateur et conseiller d’entreprise.